Tenhle měsíc je to deset let, co se věnuju Lean managementu. Pomáhám firmám zavádět tento způsob řízení a zlepšování, který vymyslela před desítkami let Toyota a který stál za jejím fenomenálním růstem. Momentálně vedu pro PwC školení Lean Six Sigma – Yellow, Green, Black Belt. V tomto článku bych vás rád seznámil s jedním základním principem, způsobu myšlení i metodou v jednom: S 8 druhy plýtvání
Stáhněte si můj plakát v pdf s příklady ke všem osmi druhům plýtvání
(Toto je jedna z věcí ke stažení na mé stránce zdarma, podívejte se i na další zdroje k Lean Six Sigma nebo Excelu)
Video
Tento článek vyšel také jako video na mém kanálu na Youtube.
Pokud chcete sdílet do firmy a máte mezinárodní tým, tak video vyšlo i v anličtině na mém anglickém Youtube kanálu BenediktX:
Co je Lean a co znamená plýtvání?
„Pojďme zlepšovat to, za co zákazník platí, a systematicky odstraňovat to, za co nám neplatí“ – tak bych popsal celý Lean Management (dříve Toyota Production System) v jedné větě. Lean pomáhá firmám dělat lepší produkty a služby pro zákazníka, rychleji, levněji, spolehlivěji. – viz můj Rychlý úvod do Lean Six Sigma
Každá firma je shluk desetitisíců a statisíců procesů, lidí, kroků, postupů, činností, schůzek, dokumentů, emailů. Jsou věci, za které nás zákazník platí – za vytvoření a dodání produktu. Vše ostatní se v Leanu nazývá plýtvání (japonsky muda). Plýtvání časem, zdroji, energií, materiálem. Součástí desítky let stalé vize Toyoty je vytvořit společnost bez plýtvání, kdy 100% činností bude přímo pro zákazníka. Této dokonalosti pravděpodobně nikdy nedosáhne, ale i tak stojí za to každý den, drobnými kroky plýtvání systematicky odstraňovat. Aby pomohla Toyota svým lidem lépe plýtvání kolem sebe, rozkategorizovala plýtvání do osmi druhů, které i s příklady uvádím níže.
Jak pracovat s tímto nástrojem?
Méně plýtvání v práci firmy, týmu či jednotlivce znamená jednodušší práce, méně chyb pro klienta, rychlejší výsledky. úspora času, energie, nervů, a peněz. Jak plýtvání systematicky odstraňovat?
Níže uvádím osm druhů plýtvánídle Lean i s mnoha příklady z prostředí nevýrobních firem. Můžete je použít jako:
- Připomenutí si, co všechno je plýtvání, i když není na první pohled vidět
- Checklist, kterým projdete vaše procesy a vyberete, kde s odstraňováním plýtvání začít.
- Podklad pro týmový brainstorming o současném stavu vámi vybraného procesu.
#1 Transport – Přesuny
Zákazníkovi je jedno, kolik emailů či zpráv si ve firmě pošlete, kde máte uložené či archivované dokumenty, případně kde máte sklady zásob, kolik jich máte a jak je přesunujete. Transport, čili přemísťování z místa je jasné plýtvání (pokud tedy nejste DHL a není to předmět vašeho podnikání)
Příklady:
- Přesun dokumentů fyzicky nebo emailem či systémem
- Nadbytečné schvalování
- Ověřovací smyčky
- Přesměrování hovorů
- Emailový ping-pong mezi odděleními, technickou podporou
#2 Inventory – Zásoby
Pokud máte mnoho rozpracovaných úkolů, projektů, témat, platíte za to ztrátou reakční rychlosti, pozornosti. Za fyzické zásoby musí firma platit, rizkuje jejich ztrátu či zastarání. Proto cílem Lean firmy je směřovat k nulovým zásobám na skladě i co nejméně rozpracované práce v jednom okamžiku.
Příklady:
- Mnoho projektů / ticketů / úkolů otevřených v jednu chvíli
- Multitasking
- Zbytečný tisk a archivace
- Mnoho kopií a verzí stejných dokumentů
- Stejná aktivita dělaná paralelně různými odděleními
#3 Motion – Pohyb
Velkou starostí Toyoty byla efektiva pohybů dělníků na montážních linkách. Pokud pracujete u pořítače, pravděpodobně moc fyzického pohybu neuděláte. Do této kategorie se ale počítá i skrytý zabiják produktivity ve firmách – hledání.
Podle dotazníkového šetření firmy IDC z roku 2014 mezi 2155 respondenty, znalostní pracovníci stráví průměrně 16,2 % svého času hledáním informací, což je asi 1,3 hodiny denně. 56 % času danou informaci pracovníci ani nenaleznou.
Příklady
- Vyhledávání informací, obzvláště na sdílených discích a v emailu
- “Nahánění“ lidí kvůli informacím, které mohly být k dispozici
- „Nahánění“ schválení a rozhodnutí
- Příliš mnoho kliknutí v aplikacích kvůli špatnému uživatelskému rozhraní nebo tréninku
- Přepisování věcí ze systému do systému
- Manuální kontrola nebo oprava dat
#4 Unused potential – nevyužitý lidský potenciál
Toyota byla jedna z prvních společností, která začala své zaměstnance včetně dělníků zapojovat do systematického zlepšování produktivity a kvality. Zlepšování v Lean firmách není jen aktivita navíc, ale je to přímo jádro, způsob řízení. Bohužel hodně firem své lidi spíše otráví a ti si pak své nápady, často v hodnotě milionů, nechají pro sebe. Například jak jsem psal na blogu v tomto odstrašujícím příběhu.
Příklady
- Lidé nejsou motivováni navrhovat zlepšování
- Seniorní členové týmu dělají úkoly, které by zvládli i juniorní lidé.
- Nevyužití členové týmu
- Nepoužívání dostupných nástrojů automatizace
#5 Waiting – Čekání
Čekání je očividné plýtvání, ale často je i skryté. Není nic horšího, než když firma najme drahé zaměstnance, aby jim pak dala pomalé počítače, mobily a pomalý internet. Pokud například zaměstnanec ztratí 10 minut ráno při nabíhání počítače a pak 10 minut porůznu během dne při různém čekání, dělá to v sumě za rok celé dva pracovní týdny!
Příklady:
- Čekání na lidi na schůzkách a konferenčních hovorech
- Čekání na rozhodnutí, schválení, informace, zdroje, vstupy
- Čekání na IT zdroje, pomalý internet nebo aplikace
#6 Overprocessing – Zbytečná komplexita
- Zbytečné meetingy, příliš mnoho lidí na nich
- Dělání více právní / regulatorní / procesní práce, než je třeba
- Příliš mnoho lidí v kopii emailu
- Zadávání stejných dat na více míst
#7 Overproduction – Nadprodukce
Potěšit zákazníka něčím navíc plýtvání není. Ale za různé práce navíc, rezervy, polštáře, reporty pro reporty a podobné zákazník určitě neplatí.
Děláte hodně manuálních reportů? Pokud je to reálné, zkuste je na nějakou dobu všechny přestat posílat. Budete se divit, jak málo lidí se ozve, že jim chybí.
Příklady
- Tvorba nadbytečných reportů
- Sběr zbytečných dat
- Dělání věci, které se nepoužijí
- Dělání více slajdů/výstupů, než je třeba
#8 Defects – Chyby
Chyba je, když zákazníkovi dodáte vadný produkt či službu, nebo nesplníte sliby. Do chyb ale patří jakákoli chyba, nekvalita, předělávání a omyly uvnitř firmy. I když chyby včas identifikujete a odhalíte, jedná se stále o plýtvání.
- Zákaznické reklamace
- Špatný produkt špatnému zákazníkovi
- Opravovací smyčky
- Nesplněné sliby klientovi
- Nezodpovězené telefony, emaily
- Chyby v softwaru
- Legální problémy
- Špatně zadaná data
Co s tím?
Identifikace plýtvání je jeden z prvních kroků směrem ke zlepšování produktivity a kvality. Pokud se chcete dozvědět více, mrkněte na můj seznam doporučených knížek o (nejen) Lean managementu nebo na mé školení Lean Six Sigma
Postupně zpracuju další témata z Lean Six Sigma, zatím prokliky vedou na wikipedi a další zdroje:
Nástroje analýzy současného stavu
Nástroje zlepšení a udržení výsledku
Můžete sdílet a používat i ke komerčním účelům v nezměněné podobě a s uvedením autora.
Toto dílo je licencované dle licence CreativeCommonsCC BY-SA 4.0
Kam dál?
Podívejte se na Rychlý úvod do Lean Six Sigma, článek Dvousekundový Lean – inovujte firmu, stačí vám 2 vteřiny denně a moje školení Lean Six sigma
Líbilo?
Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden:
