Tradiční kancelářské programy mají kořeny desítky let hluboko.V dnešní digitální a propojené době jim ale dochází dech. Aby nám mohly dál pomáhat, budou muset projít obrovskou proměnou. Už nyní se můžeme podívat do budoucnosti. Ukážu vám dvě moderní aplikace, které již nyní udávají směr.

Tento článek jsem původně napsal pro časpúos CAFINews České asociace pro finanční řízení

Kancelářské balíky vznikly jako repliky světa před počítači. Máme na svém PC virtuální psací stroj (Word), virtuální účetní tabulky (Excel) a virtuální projektor diapozitivů (PowerPoint). Je to výbava do světa, kde se hlavně tisklo, posílaly tabulky a ukazovaly slajdy.

Dnešní doba ale vyžaduje nástroje, který nám umožní rychle a efektivně spolupracovat, diskutovat, hodnotit a revidovat dokumenty, i když nejsme spolu v jedné kanceláři. Potřebujeme nástroje, které jsou agilní a které se rychle přizpůsobí změnám a přetvoří se k tomu, k čemu je potřebujeme. Microsoftu se poměrně daří tímto směrem jít díky Microsoft 365 (dříve Office 365) a Microsoft Teams. Jiné firmy, včetně velkých korporací, vsadily na konkurenční Google Workspace, což je Gmail a Google disk pro firmy. Microsoft je známý tím, že do svého balíku pomalu a jistě integruje inovace, ke kterým ale často prokopaly cestu menší technologické startupy. Dnes bych vám chtěl představit dvě takové firmy, které se svými produkty představují technologickou špičku a směr, kterým se budou nástroje pro kancelářskou produktivitu ubírat v následujících pěti letech.

Airtable

Excel je skvělý a univerzální nástroj. Pokud v něm ale vedete nějakou firemní evidenci, brzo narazíte na jeho limity. Hodně středně velkých společností tak žije ve vakuu, kdy ještě nejsou dost velké na robustní podnikový ERP systém typu SAP, ale udržet data v Excelu se jim daří jen horko těžko. Často potřebují
evidovat například objednávky. K tomu je potřeba mít někde seznam zákazníků s údaji o nich, seznam
produktů a zaměstnanců. A to všechno musí zůstat propojené a aktuální.

Fantastický nástroj přesně pro tyto příklady je nástroj Airtable. Není to klon Excelu, ale spíše relační databáze typu Microsoft Access, která ale běží v cloudu.

Jeho hlavní výhoda pro malé a střední firmy je v tom, že je velmi jednoduché Airtable nastavit: technicky zdatný člověk v něm za půl dne „nakliká“ systém evidence objednávek, zákazníků, produktů, zaměstnanců, obchodních případů, tabulky propojí a jednoduše udělí práva, kdo které tabulky a reporty může upravovat nebo číst.

Airtable se velmi jednoduše používá na počítači i na mobilu. Máte s ním jistotu, že data jsou vždy aktuální, navíc vidíte, kdo co historicky upravoval. Můžete také snadno sdílet třeba katalog produktů nebo Airtable jednoduše propojit s jinými systémy ve firmě.

Notion

Je vycházející hvězda Silicon Valley. Je to nástroj, který pro sebe vytvořily týmy technologických startupů nezatížené minulostí a zvyky v používání tradičních aplikací.

Tento nástroj na vás může působit nezvykle a možná si hned nebudete umět představit pracovat způsobem, kterým funguje. Já však věřím, že Notion představuje pohled, jak bude vypadat například Microsoft SharePoint za 3–5 let.

Notion rozbíjí letitý koncept, že máte jeden program na dokumenty, druhý na tabulky a třetí na prezentace. Když si Notion se svým týmem založíte, dostanete k dispozici prázdný prostor, kde si můžete vybudovat systém stránek, které mohou obsahovat texty, obrázky, úkoly, ale i databázové tabulky podobné výše zmíněnému Airtable pro evidenci všeho možného. Je to takový firemní intranet nové generace, kde si můžete „naklikat“ systém stránek tak, jak potřebujete, v libovolně hluboké struktuře a s propojenými tabulkami. Poté nastavíte práva členům týmů a můžete vesele spolupracovat, komentovat, tvořit a evidovat v reálném čase. I zde je vše v cloudu, vždy aktuální a snadno dostupné odkudkoli na mobilu.

Notion má výhodu, že pro osobní použití je bez omezení zdarma, můžete ho tak využít také jako váš osobní prostor pro organizaci vašeho života.

Co na to Microsoft?

Microsoft v balíku 365 už začíná dohánět některé výhody Airtable. V Excelu 365 může jeden dokument upravovat více uživatelů najednou a sleduje se historie změn. Pro databáze pak vzniká nový nástroj Microsoft Lists. V době psaní je sice již k dispozici většině firem používající Microsoft 365, nicméně jeho funkcionalita je zatím v plenkách. Věřím ale, že v řádu měsíců bude tento nástroj nabývat na robustnosti, a je možné, že se z něj stane zásadní nástroj pro evidování a správu firemních dat.

A co na to Google?

Google nedávno na své konferenci I/O představil Smart Canvas. To velmi připomíná právě Notion. Smart Canvas není produkt, ale je to koncept napříč dokumenty a tabulkami. Smart Canvas jsou stavební bloky, které vám umožní postavit si váše firemní místo jako z kostek lega: Tabulky, todo listy, databáze, vnořené dokumenty. I Google tak upouští od tradičního systémů oddělených dokumentů a tabulek a vše propojuje do nového „chytrého plátna.“ – vypadá to opravdu hezky a jednoduše, myslím, že firmám na Google Workspace se to bude líbit.

Jaký nástroj zvolit pro váš tým?

Sázkou na Microsoft 365 neuděláte chybu. Tento systém má výhodu v tom, že vychází ze zažitých nástrojů, takže si na něj lidé snáze zvyknou. Již nyní při plném využití nabízí skvělé možnosti online spolupráce a nové funkce přibývají každý měsíc. Nevýhodou je jeho složitost na zavedení, používání a některé věci v něm se dělají trochu krkolomně. Pořád je to tradiční systém, nicméně stále častěji jsem překvapen novými aplikacemi v tomto ekosystému, které fungují stále elegantněji.

Podobně je na tom Google Workspace, ani zde nešlápnete vedle. Google Workspace svou elegancí, svižností a inovativností šlape Microsoftu na paty. Proto dnes už i část velkých firem opustila po desítkách let Word, Powerpoint a Outlook a svěřila vše do cloudu Googlu. Patří mezi ně třeba Česká spořitelna, Ikea, Roche nebo PwC, čili žádné malé firmičky.

Notion jako takové nenahradí celý kancelářský balík Microsoft nebo Google, může být však zajímavým doplňkem zejména pro malé týmy na Googlu, kteří chtějí pracovat v moderním, svižném prostředí a nechtějí čekat, než podonou funkcionalitu zavede vyhledávací gigant do svého Workspace.

Airtable je databáze v cloudu, která zatím ve svém oboru nemá konkurenci, pokud je tato funkcionalita něc, co potřebujete, jděte do toho.

Líbilo?

Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden: