Na svých školeních Lean Six Sigma o procesní inovaci již mnoho let mluvím o skrytém zabijáku produktivity, kterým je hledání. A cituji výzkum zmiňovaný firmou stojící za poznámkovou aplikací Evernote:
„Průměrný kancelářský pracovník stráví 1,5 až 2,5 hodin denně hledáním různých informací. Například v mailu, ve svých poznámkách, v papírech, na intranetu a podobně.“
Šílené číslo, že? Ale je to fakt pravda?
Nedávno mi přišel email od čtenáře blogu, který říkal, že odkaz na původní zdroj z Evernote nefunguje.
Vzal jsem to jako příležitost podívat se na to číslo do hloubky a najít původní zdroj tohoto tvrzení, a to za použití umělé inteligence.
No a na konci mě čekalo překvapení.
Opravdu tolik? Dokaž to!
Všechna tvrzení a fakta v mých školeních a podcastech se snažím mít vždy podložené. Pomáhá mi s tím AI. Díky elicit.com jsem si více zvykl chodit na úroveň vědeckých článků a sám si ověřuju, jestli vědci opravdu zjistili to, co se opravdu tvrdí.
Ne vždycky jsem byl ale takto důsledný. Ještě před několika lety jsem příliš času fact-checkingem netrávil. Na školeních jsem zmiňoval různé chytré poučky, co jsem někde zaslechl nebo četl, aniž bych ověřoval kvalitu zdroje. A některé se později ukázaly jako nepravdivé (Viz můj nedávný článek: Chyby a omyly, kterých jsem se dopustil). A tahle informace o 2,5 hodinách hledání denně je možná jedna z nich.
Tohle možná bude průšvih …
Pátrání po zdroji s překvapivým koncem
Zkouším tedy ověřit zdroj informací. Postupuju takto:
Nejprve hledám původní článek na Googlu, ale nic nenacházím. Ptám se proto ChatGPT:
A obratem dostávám zdroj na článek z roku 2021, který tuto informaci obsahuje:
Research from IDC shows that today’s knowledge worker “spends about 2.5 hours per day, or roughly 30% of the workday, searching for information
https://evernote.com/blog/find-anything-in-evernote (2021)
Asi je to nějaký recyklovaný článek, protože tohle jsem rozhodně četl dříve než 2021. Ale to firemní blogy dělají.
Je to tak. ChatGPT nalézá Facebook post na článek z roku 2018. Ani zde odkaz nefunguje:
Ale pojďme zpět k tomu článku z roku 2021: Cituje jako zdroj informace o hledání výzkum společnosti IDC (International Data Corporation).
Odkaz ve článku nevede ale na původní zdroj, ale na jiný blogový, tentokrát firmy Armedia, která se zabývá tvorbou softwaru pro správu obsahu ve firmách. Tento text vyšel v roce 2013. Jeho cílem je evidentně dokázat, jak je důležité mít vše utříděné, aby zaměstnanci nehledali. Ideálně právě s využitím nástrojů Armedia.
Číslo 2,5 hodiny denně je tam zmíněno v tomto grafu:
Jako zdroj je uvedeno International Data Corporation, ale bez konkrétního odkazu na studii nebo průzkum.
Vkládám obrázek do ChatGPT s tím, ať mi najde zdroj. Bez úspěchu.
Jedu dál. Dávám do Googlu „The High cost of Not finding information“
Úspěch! Nalézám dokument s textem od IDC se stejným názem.
Ale pozor. Ten článek je z roku 2013.
Graf výše byl skutečně zpracován podle tohoto článku. Čtu dále, hledám detailní informace o počtu hodin hledání denně. Nevěřím svým očím:
We use a general estimate that the typical knowledge worker spends about 2.5 hours per day, or roughly 30% of the workday, searching for information
The High cost of Not finding information (IDC, 2001)
Takže se zdá, že informace o 2,5 hodinách hledání je nějaký „obecný odhad“ z roku 2001?
A já to říkal lidem na školeních, že je to fakt podložený výzumem!
Jak je to o tom chození kanálama? 🤦♂️ Ach jo, to je ostuda.
Stále je naděje
Ještě se nevzdávám. Možná najdu skutečný validní zdroj jinde.
Mám tři výhody do tohoto boje o nalezení pravdy:
1) Hodně čtu
2) Hodně si pamatuju
3) Poslední roky si dělám kvalitní poznámky systémem Zettelkasten
(Viz Můj druhý mozek Zettelkasten a Video: Můj druhý mozek v roce 2023: PARA + Zettelkasten ve WorkFlowy )
Naštěstí si vzpománím, že jsem informaci o hledání někde četl ještě někde jinde než na blogu Evernote v roce 2018.
Rychlé hledání v mém druhém mozku v aplikaci Workflowy mi dává za pravdu. Podobnou informaci jsem našel v knize Pořiďte si druhý mozek (Building a second Brain ) – což je mimochodem skvělý materiál o tom, jak si uspořádat poznámky a celý váš digitální život a být v klidu. (Je to jedna z knih, které doporučuju).
Tak co nám tam autor knihy Tiago Forte píše?
„Research from Microsoft shows that the average US employee spends 76 hours per year looking for misplaced notes, items, or files.“
Tiago Forte, Building a second brain
No super! 76 hodin je o dost méně, než tvrdí předchozí zdroj: Při předpokladu že zaměstnanec USA je v práci 48 týdnů v roce, tak to vychází asi na 19 minut denně. No super, budu mít sice méně bombastickou informaci, ale alespoň podloženou výzkumem od Microsoftu.
Jako zdroj je v knize uvedeno PDF z roku 2017 s názvem The Innovator’s Guide to Modern Note Taking. Je to spíš taková brožura, marketingový materiál. A co se tam píše o hledání?
„Research suggests that the average employee spends roughly 76 hours a year looking for misplaced notes, items, or files“
Brother International Organization, 2010
Takže ouha! Není to výzkum Microsoftu, ale nějaké firmy Brother. A konkrétní odkaz na zdroj chybí.
Jedeme dál.
Prosím ChatGPT, jestli mě nenasměruje na zdroj informace:
Dostávám odkaz na tento článek z roku 2010: ‚P-touch® Means Business‘ Survey Reveals Offices Waste More Than $177 Billion Per Year Looking for Lost Items
Článek vyšel na serveru PR Newswire. Zdá se, že to je jen web, který publikuje tiskové zprávy firem. Originální zdroj od firmy Brother jsem nenašel. Pojďme se podívat, co se v článku píše
„Today Brother International Corporation released its „P-touch Means Business“ survey revealing that an estimated 76 working hours per person each year are lost as a result of disorganization in the workplace (such as looking for items around their desk or office or looking for files that they cannot find on the computer)..“
Aha, tak výzkum existuje. A zdá se, že se dost zabývá spíš hledáním fyzických věcí. Čtu dál:
„Usually companies don’t think of disorganization in terms of dollars wasted. However, if they implemented the right tools, such as the professional P-touch® labelers and practices to help better organize their workspaces, it might significantly help overall efficiency.“
Cože? Dohledávám, co to je ten P-touch:
Je to štítkovač! Štítkovač!
Firma Brother totiž vyrábí totiž různé věci, například šicí stroje, nebo právě štítkovače.
A celý čtrnáct let starý článek je marketingový materiál se sdělením, že byste měli používat štítkovač od firmy Brother a štíkovat své věci v kanclu, abyste méně hledali.
Zabijte mě. 🤦♂️
Samotný výzkum nenalézám, ale to je asi jedno.
Materiál Microsoftu se týká nástrojů na správu informací a poznámek v digitálním prostředí. A tvrzení o hledání je v něm podloženo marketingovým materiálem na štítkovač. No a toto PDF cituje ve své knize Tiago Forte, který dokonce píše, že se jedná o „výzkum Microsoftu.“
Poslední šance?
Autor knihy o druhém mozku ale zmiňuje ještě jeden výzkum o hledání. Pojďme se na to podívat:
And a report from the International Data Corporation found that 26 percent of a typical knowledge worker’s day is spent looking for and consolidating information spread across a variety of systems.
Aha, že by zase „obecný odhad“ z roku 2021?
Točíme se v kruhu? Naštěstí ne. Tiago v knize uvádí konkrétní odkaz a díky němu se dostávám na jiný white paper od IDC, tentokrát z roku 2014: The Knowledge Quotient: Unlocking the Hidden Value of Information Using Search and Content Analytics
Jedná se o studii o tom, jak společnosti pracují s interními znalostmi.
Dávám se do čtení:
„In this study, we asked knowledge workers about the tasks that they perform regularly and the time they spend on average on these tasks on a weekly basis. We also asked about the level of success of the various information access, analysis, and sharing tasks. For example, we asked about the time spent searching for but not finding information.“
Zajímavé! Pojďme dál:
„The survey, conducted with 2,155 knowledge workers from private and public sector organizations across 6 countries, dealt with organizations‘ information access and handling practices. 39% of the survey respondents had the title of manager or above“
A tohle je výsledek průzkumu:
Čili podle dotazníkového průzkumu znalostní pracovníci tráví v průměru 16,2 % času hledáním informací.
Počkat ale Tiago mluví o 26 procentech. Kde je rozdíl?
Aha, on píše „looking for and consolidating“ takže k tomu přičetl ještě čvrtý řádek, tím to vyjde na kulatých 26 %. No nevím, mě konsolidace a analýza už přijde jako jiná disciplína a do hledání bych to nepřimíchával. Já zůstávám u 16,2 %.
A zdá se, že autoři se také snaží vzít hledání a konsolidaci jako „balík“ 26 %:
„Our study showed that knowledge workers spend 16% of their time searching for information. In addition, they spend 10% of their time per week consolidating and analyzing information from one or more sources on top of the time spent looking for information. In aggregate, a quarter of knowledge workers‘ time is spent finding and analyzing information. „
Lze jen těžko odhadnout, kolik z toho zmiňovaného hledání je produktivní práce (například odborná rešerše) a kolik je plýtvání (například prohledávání SharePointu a hledání směrnice o dovolené a kdo je za ni zodpovědný).
Tohle je ale zajímavé:
This can be, but isn’t always, productive work: Knowledge workers find the information they need only
56% of the time. They also waste time on combining data from multiple repositories, reformatting data from various sources, recreating content that can’t be found, and other low value-added activities.
Nevím, jak to přesně měřili, ale je to zábavné.
Každopádně dobrá zpráva. Těch 16,2 % bych bral za mě jako celkem validní. Pořád je to dotazníkové šetření i se svými limitacemi (např. neobjektivita při sebehodnocení). Nenazýval bych to slovem „research“ nebo „výzkum“ – moc vědeckého na tom není. Dalo by se to možná měřit nějak jinak, například pozorováním vzorku lidí při práci. Toto by bylo určitě dražší. Jestli by to přineslo nějaké zajímavé informace navíc, těžko říct.
Co na umělá inteligence?
Tak to bylo celkem ok, zkusíme ještě tvrdší kalibr – můj oblíbený AI vyhledávač vědeckých článků www.elicit.com
Na první pohled to vypadá dobře:
No jo, ale pojďme se podívat blíže. Ve výpisu jednotlivých zdrojů (viz odkaz) se zdá jediný relevantní pan Kitsuregawa se svým článkem z roku 2007.
No jo, ale zjistil jsem, že se jedná jen o nějaký příspěvek na nějaké nepříliš významné konferenci. Nenašel jsem plný text, jen jeden obrázek z jeho prezentace:
Intuice mi říká, že v tomto zdroji asi nenajdu, co hledám. Přesto jsem autora požádal o zpřístupnění plného textu jeho příspěvku přes ResearchGate, tak uvidíme. Dám vědět.
Zpřesnění vyhledávání
Když jsem však v Elicitu nastavil filtr jen na ty nejkvalitnější žurnály a na datum publikace 2010 a novější, nenašel jsem pak už prakticky nic, co by se tématu vzdáleně blížilo:
Závěr
Wow, to byla jízda! Co na to říct?
- Stydím se za to, že jsem šířil neověřenou a nepřesnou informaci.
- Je alarmující, že ani důvěryhodně vypadající instituce citují nekvalitní zdroje a dezinterpretují je.
- ChatGPT (Plus) mi hodně pomohl. Elicit.com také, i přesto že nakonec nic nenašel.
- Budu stále klást velký důraz na ověřování informací. Naštěstí díky novým AI nástrojům to jde celkem rychle a baví mě to.
Takže jak je to s tím hledáním? Asi bych si na konci dovolil tvrdit toto:
Podle dotazníkového šetření firmy IDC z roku 2014 mezi 2155 respondenty, znalostní pracovníci stráví průměrně 16,2 % svého času hledáním informací, což je asi 1,3 hodiny denně. 56 % času danou informaci pracovníci ani nenaleznou.
Jiří Benedikt
A s tímto jsem také upravil tvrzení v původním článku Úvod do Lean Six Sigma a v mých školeních.
Naštěstí podstata sdělení se moc nemění. Hledání stále zůstává skrytým zabijákem produktivity. Když se budete soustředit na odstranění hledání ve své práci, určitě budete produktivnější.
Pokud vás toto téma zajímá, podívejte se na
- Úvod do Lean Six Sigma
- Video: Geniální systém, jak třídit vaše dokumenty a informace
- Takhle se to má dělat: Řízení workflows, standardizace a chytrá práce pohledem jedné fascinující firmy
Líbilo?
Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden:
