Jiří Benedikt

Když se řekne standardizace, dokumentace, evidence úkolů, možná si představíte nudu, prudu a byrokracii velkých korporací a státního aparátu. To přece startupy nedělají, tam se tím nezdržují, řeknete si možná. Opak je pravdou. Ti nejlepší to dělají opravdu důkladně.

Jedním z principů Lean managementu od jeho vzniku v padesátých letech je právě důraz na standardizaci práce: Najít společně nejlepší způsob, jak dělat nějaký proces, zapíšeme postup a všichni se podle něj řídí. Tím předejdeme zdržením a chybám. A když přijdeme na lepší postup, prostě ho upravíme. Když přijde někdo nový, může podle postupů hned jet.

Standardizace práce podle popisu výše je neuvěřitelně funkční nástroj pro sktuečně štíhlé provozní řízení. Problém je, že ve velkých firmách extrémě nabobtnal, ze všech směrnic se stal obrovský byrokratický proces, kterého každý štve. Když lidi věci nemají rádi, nedělají je nebo je různě šidí. No a pak nefungují.

Startupy musí používat standardizaci práci už z toho důvodu, že často pracují distribuovaně a mají rychlejší obrátku zaměstnanců. Lidé v technologických firmách pochopili, že když se každý na cokoli každého doptává, žere to strašně moc zdrojů. Také je drahé pořád zaučovat nové lidi. Proto začali ve velkém používat postupy, ale mnohem chytřeji, než je zvykem v korporací.

Hezky je to popsáno ve videu níže, kde firma Notion popisuje, jak oni řídí svůj provoz. Notion právě vyvíjí stejnojmený systém pro řízení firemních workflows, dokumentů, úkolů a databází, o kterém jsem už zde na blogu psal. Takže se nabízí, že právě oni ho budou využívat na maximumu.

Ve videu vás dva jeho zaměstnanci provedou pro mě naprosto fascinujícím způsobem, jakým Notion používá Notion.

Pár zajímavostí, jak to dělá Notion

• Říkají o sobě, že budují „Culture of documentation“
• Mají celofiremní databázi dokumentů. Každý si tak může přečist cokoli, odbourávají tak sila. Každý můžet také komentovat cokoli.
• Stejně evidují i procesy, a to na úrovni firmy. Takže cokoli potřebujete udělat, dohledáte, jak se dělá. Když máte nápad, jak to zlepšit, stačí dát návrh.
• Mají celofiremní databázi úkolů, takže každý vidí, na čem dělá každý ze stovek zaměstnanců. Úkoly můžete filtrovat podle lidí, týmů, projektů.
• Projekty se řídí také v Notionu. Všechny dokumenty a úkoly z projektů zároveň padají do celofiremních databází.
• Pokud zakládáte nový projekt, existují na všechno šablony, takže dokumentace projektů je tak standardizovaná.

Tady o tom mluví na videu

Mimochodem, taky mě absolutně fascinuje, že takovýto komplexní systém jste schopni v Notion vytvořit i pro svojí firmu bez jediného řádku kódu a bez externích konzultantů.

To by u nás nefungovalo…

…říkáte si asi. Je mi jasné, že toto má dva základní problémy.

1. Každý nemůže vidět do všeho. Chápu, že ve velkých firmách nemůžete dostat přístup k zápisům z porad představensva nebo HR. Musel byt tak existovat nějaký systém, kdy by citlivé dokumenty byly skryty. Myslím, že tenhle systém logicky musí využívat i Notion, jen to ve videu nezmiňují.
2. Nejsme softwarová firma, naše projekty a procesy jsou výrazně složitěší. To chápu. Každý obor má své výhody a nevýhody. Věřím ale, že v každém oboru jde vybudovat kulturu dokumentace, tak jak ji popisuje Notion.

Co říci na závěr. Věřím, že tohle je budoucnost. Jak po procesní stránce, jak to mají nastavené, tak principy, na kterých je postavený Notion jako nástroj samotný.

Update: Microsoft kopíruje notion

Tenhle post neni o Notion samotné, ale o procesu. Přesto doplňuju důležitou zprávu:

2. Listopadu Microsoft představil Microsoft Loop, což je kopie Notionu, kterou zavede do Microsoft 365. První verze asi jako obvykle nebude nic moc, ale hurá, tohle je fakt skvělá zpráva pro všechny z velkých firem, co mají Microsoft 365:

Update: Jak vytvářím vlastní osobní „kulturu dokumentace“

Video: Jak si vytvořit osobní workflows