Jiří Benedikt

Ve financích se používá termín “druhotná platební neschopnost”, když nedokážete zaplatit, protože vám někdo dluží. Totéž ale platí o informacích. Řeknu vám dva příběhy.

První příběh: Objednal jsem si od leasingovky auto, ale trvá to pár měsíců, než mi ho vyrobí. Před měsícem a půl mi slíbili, že mi do měsíce dají vědět, kdy auto bude.

Napsal jsem (slušný email), s dotazem, proč mi nic nenapsali. Odpověděli, že proto, že jim to automobilka neposlala.

Druhý příběh: Mám klienta, který mi 5 dní před koncem splatnosti faktury sám píše, že se jim to zaseklo a faktura bude mít zpoždění. Dřív, než jsem se zeptal.

 

Pokud nemůžeme splnit slib, protože nám někdo jiný něco nedodal, není řešením prostě nic neříct nebo nenapsat. Naše zákazníky nezajímá, kdo za to může. Pokud víme, že něco nesplníme včas, musíme psát dříve, než to zákazník začne urgovat.

 

Jednoduše řečeno, hůř se dělá. Stále se to učím a občas mi něco unikne.

Určitě jste někdy zažili následující situace:

• Viděli jste super program (třeba Photoshop), ale nechce se vám za něj platit. Jsou zde nějaké rozumné alternativy zdarma nebo open source?
• U kamaráda jste viděli program, který funguje jen na Macu (třeba iMovie). Existuje něco podobného i pro Windows?
• Mám skvělý program (třeba Xmind), ale nemůžu v práci nic nainstalovat. Neexistuje varianta v cloudu nebo portable?
• Mám dobrou apku na mobil, (třeba Spendee)

Přesně na toto je skvělá moje oblíbená stránka www.alternativeto.net – stačí zadat jméno jakékoli aplikace nebo webu a ono vám to vyplivne všechny alternativní aplikace. Tady příklad pro alternativy skvělé aplikace pro myšlenkové mapy Xmind:

U ikonky programu vlevo vidíte počet lajků. Podle toho poznáte, jak je populární u komunity uživatelů tohoto srovnávacího serveru. Například zmíněný xmind má 315 lajků, ale alternativní Draw.IO má zářezů 515, je tedy oblíbenější, navíc zdarma a online v cloudu. A to stojí za vyzkoušení! (Po bližším prozkoumání jsem zjistil, že Draw.IO je už hodně “ajťácké” – ne všechny alternativy se hodí, ale berte to jako inspiraci. Třeba Freemind je jednodušší a super alternativa k Xmind)

Filtry

Výsledky můžete filtrovat podle platformy (Windows, Mac, Linux, iOS, Android, další) a podle licence (Placené, Freemium, Zdarma, Open Source … )

Portable aplikace

Pokud máte firemní počítač s omezenýma právama, máte dvě možnosti. Tou lepší je asi hledat aplikaci, která běží v cloudu. Tou druhou je pak hledat tzv. “portable” aplikace. To jsou aplikace, které se nemusí instalovat a fungují tak (většinou) i na firemních počítačích bez admin hesla. Filtr pro Portable aplikace najdete vpravo:

Tohle je fakt super. Nebo ne? Budu rád za vaše tipy na alternativní aplikace, které jste našli, nebo servery podobné tomuto.

Rozhodl jsem se úterky na mém blogu zasvětit novému seriálu o produktivním používání emailu. Jeho správné a chytré používání vám totiž nejenom ušetří čas a energie, ale dobré rozhodování vás dokáže dobře kariérně posouvat. Rád o emailu přemýšlím, možná ho trochu beru jako prokrastinaci, protože ho vyřizuji nerad. Vyzkoušel jsem také spoustu věcí, některé fungovaly skvěle, některé hůře. Protože je ale každé povolání jiné, vyžaduje jiné nástroje. Berte tento seriál jako inspiraci a seznam střípků, ze které si sestavíte vlastní emailovou strategii.

Lean Email

První tip, který se mi osvědčil, pochází z Lean principu řešení problémů a zlepšování. Teď vás ho naučím:

Mně jako konzultantovi a lektorovi chodí v zásadě dva druhy emailů

1. Poptávky po školení a práci, zprávy od přátel, inspirace
2. Všechno ostatní

Zatímco zprávy první kategorie mám rád a přinášejí hodnotu mému businessu, zprávy druhé kategorie obvýkle nepřináší moc velkou hodnotu a chci se jich co nejrychleji zbavit.

Asi to máte více méně podobně, i když děláte jiný typ práce. Pokud jste například zaměstnanec, do firemní schránky vám asi první kategorie moc nechodí, zatímco těch dalších máte víc než dost. Zaměřím se teď na emaily druhé kategorie.

Začněte touto věcí: pokaždé, když vám přijde email druhé kategorie, položte si tuto otázku:

Co můžu udělat pro to, aby podobný email vícekrát nepřišel?

Považuji email za defekt. Za chybu v systému. Za plýtvání časem. A přistupuju k němu stejně jako Lean firmy přistupují k poruchám, reklamacím, defektům. Chci mu pro příště zabránit. Někdy je to jednoduché, někdy je to těžší.

Příklady:

• Newsletter: Tam je to jednoduché. Všechny bez milosti odhlašuju. To máte za pár sekund hotové
• Notifikace: Emailové notifikace redukuji na absolutní minimum, zejména u systémů, kam stejně chodím denně (Trello, Asana, Facebook, Linkedin)
• Nevyžádané maily: Tlačítko “Spam“
• Kolegové se mě na něco ptají: Jak můžu nebýt úzké místo? Jak je možné, že oni informaci nemají a já jo? Nebo jsou jen líní informaci vyhledat?
• Kolegové žádají o radu: Co můžu udělat pro to, aby byli samostatnější? Školení? Coaching? Podporovat je?
• Klient chce vysvětlit přístup do systému: Jak můžeme udělat, aby tomu klient lépe rozuměl a nepsal?
• Faktury a vyúčtování: Můžu si nastavit inkaso a zpracovat to automaticky?
• Konverzace o dohodnutí schůzky mezi více lidmi: Není lepší na to neodpovídat a vyřešit to telefonicky?
• Žádost o zaslání prezentace: Můžu toto delegovat na svou virtuální asistentku?
• ….

Nikdy se nezbavíte 100% emailů. Bohužel je elektronická pošta devítihlavá saň, ale stojí za to hlavy usekávat.

Řešte problém v zárodku, nenechte ho vzniknout a opakovat. Taktiky k rychlejšímu vyřizování emailu jsou pak jenom řešení symptomů.

Jaké máte vy tipy na zbavování se emailu? Budu za ně rád!