Řeknu vám příběh o tom, jak jsme v týmu hledali v týmu cestu, jak se nezbláznit. Cesta k tomu byla dlouhá a bolestivá ale našli jsme skvělou jednoduchou metodu, jak na týdenní bázi zajistit, že práce v týmu šlape. Věřím, že dokáže pomoci i vašemu týmu i vám jako jednotlivci k tomu být produktivnější.
Výchozí situace
Vedl jsem tým ehotel.cz. Byl to startup. A ve startupu je chaos. Máte tisíc věcí, co potřebujete udělat. Musíte hbitě reagovat na změny a zároveň se rychle posouvat k cíli. V týmu bylo v sezóně až 15 lidí. Každý měl své úkoly, projekty a dlouhodobé cíle. Jak ale v divokém prostředí startupových změn priorit, urgencí, fuckupů a výzev zvládnout to, aby tým táhnul za jeden provaz? Jak pohlídat to, že se skutečně pohybujeme kupředu a nehasíme jen okamžité věci?
Omezující podmínky
- Nechceme žádnou složitou metodu projektového řízení. Na to není čas. Dáme tomu maximálně 30 minut týdně.
- Nechceme micromanagement. Každý si řídí své úkoly sám.
- Hodně pracujeme vzdáleně a na part time, celý tým nemůže být v kontaktu denně.
Zavedli jsme týdenní „TOP 3 meeting.“ Princip je jednoduchý:
- Sejdeme se každý týden ve stejný čas na 30 minut. (U nás středy 12:00)
- Každý řekne nejdůležitější tři věci, které chce dotáhnout do následujícího meetingu. Vše se zapíše do jednoduché tabulky a rozešle týmu.
- Následující týden začneme schůzi tím, že každý řekne, jestli se mu podařilo dané úkoly splnit. Splněné úkoly se v tabulce označí zeleně, nesplněné červeně.
- Poté každý pokračuje s Top 3 úkoly na každý týden.
Není to micromagement?
Není. Kdybych jako vedoucí týmu TOP3 úkoly lidem přímo zadával, pak by to micromanagement byl. Snažil jsem se ale o to, aby lidé sami přicházeli s úkoly na základě dlouhodobých cílů své pozice a svých projektů v kontextu současné situace businessu.
Jak to může fungovat?
Princip, proč to funguje a posouvá to tým kupředu, je psychologický. Občas se stane, že úkol nemůžete splnit, ale nikdo nechce před svým týmem opakovaně říkat, že nesplnil úkoly, které si zadal.
Co když to lidé vyřeší tím, že si zadají jednoduché úkoly?
Rozsah úkolů jsme neřešili. Každý si mohl zadat Top 3 úkoly jednoduché, které dohromady stihne za 10 minut. Nikdo to ale nedělal. Funguje zde opět samoregulace. Nikdo nechce před ostatními vypadat jako ten, co se veze na snadných věcech.
Měli jsme spíš opačný problém, že si lidé ze začátku zadávali příliš ambiciózní úkoly.
Není to stejně příliš jednoduché? Splnit 3 úkoly musí přece zvládnout každý.
Opak je pravdou. Ze začátku jsme měli průměrné procento splnění úkolů kolem 40% – 50%. Někteří tuto metodu vyloženě nesnášeli a aktivně prosazovali její zrušení. Jak je to možné? Najal jsem snad nekompetentní lidi?
Častá odpověď na nesplněné úkoly zněla: „Ale během týdne přišlo tolik nových úkolů! Já to vůbec nestihl!“. Šance, že vyvstane během týdne nová skutečnost, která změní totálně priority člověka či týmu, je poměrně malá. Větší šance je, že přijdou zdánlivě urgentní záležitosti, které „překřičí“ ty dlouhodobé důležité. Nebo prostě vědomě nebo podvědomě dáme přednost jiným úkolům, protože jsou jednodušší.
Co když ale opravdu přijdou během týdne jiné priority?
Ano, může se stát, že se rozhodneme úplně otočit, změnit cíle, strategii, business model. Anebo jen fantastická okamžitá příležitost. Startupy musí umět rychle reagovat na měnící se situaci a nové informace. Tady není jednoznačná odpověď, jak se zachovat. Hlavní tři úkoly nezaberou dle zkušeností celou pracovní dobu jednotlivce, spíše menší část. K okamžitým příležitostem lze pak využít ten zbylý čas a posunout jinou, méně důležitou věc.
Věřím že v 99 % případů neměnné priority na 5 pracovních dopředu přinesou mnohem více užitku než ztráty.
Jak šlo zavádění?
Několik týdnů po zavedení se úspěšnost postupně zvyšovala, dnes se pohybuje někde kolem 80%. Je to tím, že lidé v týmu začali více přemýšlet o prioritách a hlídat si jejich splnění. Zároveň se také naučili zadávat si do „Top 3“ přiměřeně rozsáhlé úkoly. A funguje to.
Co je nejdůležitější pro to, aby to fungovalo?
Disciplína. Skutečně se sejít, i když je práce nad hlavu. A hlavně skutečně projít úkoly z minulého týdne. Lidé mají tendence přejít rovnou k budoucímu týdnu, zejména, když nemají splněno. To je potřeba hlídat, ze začátku to bude optížné.
Není to jen pro juniorní týmy?
eHotel skutečně je složen z větší části z čerstvých absolventů a studentů s menší mírou pracovních zkušeností. Navíc lidé pracují částečně z domova, TOP3 pomáhá lidem posilovat disciplínu.
Manažer v jedné velké firmě mi namítnul, že toto je zbytečně detailní, pokud jsou jeho podřízení manažeři, kteří jsou zkušení, disciplinovaní a navíc jim důvěřuje. Nelze samozřejmě plošně posoudit každou situaci, ale já jeho názor nesdílím. Myslím, že tato metoda pomůže drtivé většině týmů, které pracují projektovým způsobem.
Jde Top3 metoda použít i pro osobní produktivitu jednotlivce?
Úplně stejně dobře to funguje na úrovni jednotlivců. Toto pravidlo doporučuje většina expertů na osobní produktivitu, například Leo Babauta nebo Chris Railey. V případě jednotlivců doporučují zadat si TOP3 úkoly každý den (nebo večer před tím). Takové, které vás nejvíce posunou k vašim cílům.
Když jsem tuto metodu zavedl, sám jsem měl ze začátku průměrnou úspěšnost kolem 40%. Nyní se snažím cílovat, aby mi top3 úkoly zabraly zhruba 1-2 hodiny denně. Výše zmiňovaní autoři na základě letité zkušenosti mnoha lidí říkají, že když se budete věnovat důležitým úkolům aspoň tento zlomek času, k cíli se budete přibližovat mnohem většími kroky, než když vaší prioritizaci necháte náhodě a emailové schránce. Sám mohu potvrdit, že to funguje.
A proč zrovna 3? Pokud si těch „Top“ úkolů zadáte více, je mnohem menší šance, že je splníte. Svět je náhodný a nejde předvídat, co vám přistane na stole. Ale tu jednu až dvě hodiny jde urvat vždycky. 5, nebo 10 priorit je moc.Gary Keller v knize The One thing dokonce říká, že priorita by vždy měla být pouze jedna. Ale 3 priroitty jsou dle mého rozumný kompromis. Jakmile má člověk hotové své „Top3“, je už celkem jedno, čím stráví zbytek svého dne. Nastavíte kompas, loď jede správným směrem. Zbytek dne pak klidně můžete trávit čištěním paluby a přepočítáváním zásob.
Zajímá vás to.
Na konci mých školení Time managementu ve firmách se často ptám, která aplikace nebo metoda je zaujala nejvíce. A právě „Top 3 úkoly“ je jako trik pro produktivitu zmiňovaný nejčastěji. I v ehotelu téměř rok po mém odchodu „Top 3“ stále funguje. Věřím, že nepotřebuje mít super sofistikovaný systém úkolů, projektů a aplikací k tomu, abychom dosáhli svých cílů. Stačí si každý den určit směr a popojet. Aspoň o kousíček.
