Jiří Benedikt

Je zajímavé, jak mě život naučil totálně otočit o 180 stupňů ohledně zaznamenání si různých věcí. Na gymplu, ale v zásadě ani na vysoké škole jsem absolutně nebyl schopen si vést poznámky. Zapisoval jsem si jenom proto, že to po mě chtěli nebo že to dělali všichni. Stejně jsem se nakonec učil z učebnic nebo stažených zápisků. Jakmile jsem ale nastoupil do práce, zapisování bylo čím dál tím víc nutné. Paměť už nestačila na explozi a šířku věcí, které musel nebo chtěl v ní udržet. Kromě řízení úkolů jsem si také začal systematicky zaznamenávat a ukládat informace. Dnes bych vám chtěl říct o některých věcech, které možná nezaznamenáváte, a co mi to přineslo.

1. Zápisky z knížek

Člověk má silně zakořeněné pravidlo ze školy, že do knížek se nepíše. Ale když je knížka vaše? Popište ji!

U knížek o businessu nebo osobním rozvoji nebo u životopisů si v knížkách vždy podtrhávám a zaškrtávám myšlenky, které mě zaujaly. Jednou za čas si je pak přepíšu do Evernote. Díky tomu jsem okamžitě schopný dohledat zajímavé myšlenky, které jsem i třeba před několika lety četl. Ještě lepší je na to Kindle, který má integrovanou funkci clippings – přímo si označíte text a ten se vám ukládá do souboru, který pak importuju do Evernote. Navíc je dobré vůbec mít seznam knížek, které člověk přečetl.

2. Přednášky na konferencích a akcích

Kdykoli někam jdu a poslouchám mluvit chytré lidi, píšu si hodně poznámek, které si opět archivuju. Je to fakt super, protože se k nim můžu kdykoli vracet a spoustu z nich využiju pro tento blog.

3. Veškeré ručně psané poznámky

Před pár lety jsem najel na jednoduchý systém. Mám jeden zápisník, do kterého chronologicky píšu veškeré poznámky – z přednášek, meetingů, brainstormingy, svoje poznámky, v zásadě vše, co napíšu rukou. Poté, co sešit dopíšu, očísluju stránky a na první stránku udělám „obsah“ dle tématů a zajímavých stránek a doplním datum od kdy do kdy jsou zápisky v tomto sešitě.  Ten obsah pak naskenuju do Evernote. Sešitu dám pořadové číslo a uložím. Díky tomu jsem schopný během chvilky dohledat jakoukoli ručně psanou poznámku bez nutnosti skenování. Je to praktické. A když to po sobě čtu, tak asi trochu úchylka.

4. Pochvaly a Úspěchy

Ano, do Evernote si ukládám všechny pozitivní feedbacky na školení, pochvalné maily atd…nedělám to proto, abych si honil ego, jak jsem skvělý…ale pro to, že někdy zákonitě přicházejí týdny, kdy se tolik nedaří, kdy se zdá, že veškerá práce nikam nevede … asi to znáte. To pak občas stojí za to projít tyto poznámky, aby si člověk připomněl, proč ráno vstává. Navíc reference od klientů se hodí do nabídek.

5. Doporučení věcí a akcí od přátel

Tohle je jedno z nejpraktičtějších řešení. Často mi přátelé doporučují různé věci – restaurace, bary, vína, divadelní představení, filmy, webovky atd … zjistil jsem, že se vyplatí tyhle věci si hned napsat a ukládat, protože jinak to člověk zapomene. A velmi to usnadní pak například výběr divadla.

6. Dopis sobě samému po dovolené

Určitě znáte ten pocit, kdy se vrátíte po delší dovolené do práce (zejména po Vánocích), chcete začít pracovat, ale první den strávíte v panice a chaosu, kde vlastně začít a snažíte se vybavit, co jste v jakém stavu zanechali. Zjistil jsem, že je naprosto skvělé před dovolenou napsat velmi podrobný stav věcí, jak je zanecháváte a napsat si podrobný plán, na čem je potřeba začít, až se vrátíte. Díky tomu vydrží energie z dovolené podstatně déle.

7. Nápady na „Možná někdy“

Často mě napadá něco, co bych chtěl někdy udělat, až bude čas. Třeba setřídit fotky, naučit se hrát na ukulele, oslovit nějakého zajímavého potenciálního klienta, přečíst knížku, nebo nějaký šílený podnikatelský nápad. Dřív jsem si tyto věci dával do todo listu, ale pak jsem zjistil, že to člověka svazuje, protože cítí povinnost. Seznam nápadů na „možná někdy“ je skvělý pro business i osobní věci. Pokud se chcete zabavit o víkendu, nebo efektivně strávit prokrastinaci, toto je ten správný seznam (resp. Trello tabulka), kterou otvírám.

 

Tyto všechny věci a k tomu i úkoly zaznamenávám během dne do mobilu do Evernote na jednu hromadu do složky „Inbox“ a v souladu s metodou Getting Things done ji jednou za den či dva zatřídím tak, abych ji pak našel. Zjistil jsem, že udržování „externího mozku“ v Evernote a Trellu je nejen praktické a šetří čas, ale dává mi to navíc i klid v duši, že na nic nezapomenu .

Co si zaznamenáváte vy? Máte nějaké tipy, co se vám osvědčilo? Napište do komentářů níže!

 

 

Dnes vám řeknu příběh o přemýšlení. S mým kamarádem Kubou Novotným jsme začínali po škole společně v poradenské společnosti PwC jako konzultanti. Kuba si tehdy s lehkou nadsázkou stěžoval na to, že mu v práci nedovolí přemýšlet. Kdykoli na chvíli dá oči pryč od obrazovky a zamyslí se nad tím, jak vyřešit nějaký složitý problém u klienta, přiběhne někdo ze seniornějších kolegů: „Kubo, ty vypadáš, že nemáš co na práci, nemůžeš mi prosím pomoci upravit tuto prezentaci?“. „Přemýšlení je jedna z činností s nejvyšší přidanou hodnotou, za kterou jsem placen,“ říkal Kuba. „Bohužel, jakmile začnu přemýšlet, ostatní se mi snaží zadat nějakou ‚produktivnější‘ práci“.

Proč jsme kreativní ve sprše?

Ano, takhle to bohužel bývá. Protože běžné kanceláře jsou bohužel uzpůsobené zejména k multitaskingu a „busyworku“, prostoru na přemýšlení není nazbyt. To může být jeden z důvodů, proč nás skvělé věci často napadají ne v kanceláři, ale ve sprše. Je to dokonce vědecky dokázané, jak píše zakladatel Bufferu, Leo Widrich na blogu (celkem dlouhé čtení, shrnutí v angličtině nabízí Lifehacker).

Proč nás tedy skvělé nápady napadají ve sprše?

• Uvolňuje se dopamin
• Jsme uvolnění, což nám lépe umožňuje věnovat pozornost vlastním myšlenkám
• Jsme „odtrženi“ od běžné práce. Tím se dokážeme na problém dívat jinak.

Povinné sprchy v kanclu?

Když občas pracuju z domova a řeším nějaký složitý problém, občas si dám sprchu během dne „jen tak“ a skutečně tak dokáže spousta myšlenek „uzrát“. Ve sprše často vymyslím nejlepší věci, které dokážou posunout business můj, nebo mých klientů. Napadají mě nová školení, nové témata na blog, nové nápady na produkty.

Hromadné zavádění „sprchovacích přestávek“ do korporací by asi bylo složité. Navíc, kdo ví, jestli by tam ve finále zbyl čas na přemýšlení. Proto je nadpis tohoto blogu spíše nadsázka. Vyplatí se ale přemýšlet, kde a kdy člověk přemýšlí a kdy přichází ty nejlepší nápady. A co nejdříve si je zapsat.

Mějte se pěkně a ať se vám dobře sprchuje. Teda pracuje.

P.S. Jestli vás zajímá Excel, vyzvedněte si zde mou eKnihu Tajné triky v MS Excel zdarma