Plán digitalizace na 3 slova? 👉 Skončete s přílohami.
Pokud jakákoli informace u vás ve firmě existuje více než na jednom místě, budete plýtvat časem a dělat chyby.
Například:
- Pošlete tabulku mailem vašemu týmu a pět z nich vám pošle zpět přílohu se svými úpravami a vy to pak dáváte dohromady
- Máte od stejného dokumentu na disku verze 1,2,3,4, Final, Final 1, Final 2, Final Fina, Final Final v2…atd.
- Kolega si stáhne kopii dokumentu ze sdíleného disku dokument, pracuje na něm a pak přepíše původní verzi tou svou novou a smaže tak vaše změny.
Není to Lean
🤔 Lean management označuje zásoby jako jeden z osmi druhů plýtvání zdroji. Původně se jednalo o zásoby materiálu. Dnes spíš vytváříme zásoby kopií stejných informací. Sice je nemusíme financovat, ale napáchají často mnohem větší škodu.
Co s tím?
👉 Jediná rozumná cesta jak to dělat v roce 2023 jsou sdílené dokumenty. Jedině tak existuje vždy jediná verze a jediná pravda.
Pokud máte ve firmě Google Workspace, asi to už tak děláte, protože to v podstatě jinak nejde.
Hodně firem má ale Microsoft365, který už dnes umí sdílet srovnatelně dobře jako Google (a to nejen v online Excelu a Wordu, ale i v běžných desktopových aplikacích), ale kvůli setrvačnosti si lidé stále posílají přílohy a tráví hodiny a hodiny hledáním rozdílů, hledáním správné verze a hořekováním nad smazanými dokumenty.
Přechod na sdílené dokumenty je pro lidi velký mentální skok.
Troufl bych si říct, že skoro větší než přechod psacích strojů na počítače před třiceti lety.
Skoncovat s přílohami nestačí, digitalizace je proces trvalého zlepšování. Ale je to lidem srozumitelný a zásadní krok, kterým můžete začít.
Líbilo?
Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden:
