Rozhodl jsem se úterky na mém blogu zasvětit novému seriálu o produktivním používání emailu. Jeho správné a chytré používání vám totiž nejenom ušetří čas a energie, ale dobré rozhodování vás dokáže dobře kariérně posouvat. Rád o emailu přemýšlím, možná ho trochu beru jako prokrastinaci, protože ho vyřizuji nerad. Vyzkoušel jsem také spoustu věcí, některé fungovaly skvěle, některé hůře. Protože je ale každé povolání jiné, vyžaduje jiné nástroje. Berte tento seriál jako inspiraci a seznam střípků, ze které si sestavíte vlastní emailovou strategii.
Lean Email
První tip, který se mi osvědčil, pochází z Lean principu řešení problémů a zlepšování. Teď vás ho naučím:
Mně jako konzultantovi a lektorovi chodí v zásadě dva druhy emailů
- Poptávky po školení a práci, zprávy od přátel, inspirace
- Všechno ostatní
Zatímco zprávy první kategorie mám rád a přinášejí hodnotu mému businessu, zprávy druhé kategorie obvýkle nepřináší moc velkou hodnotu a chci se jich co nejrychleji zbavit.
Asi to máte více méně podobně, i když děláte jiný typ práce. Pokud jste například zaměstnanec, do firemní schránky vám asi první kategorie moc nechodí, zatímco těch dalších máte víc než dost. Zaměřím se teď na emaily druhé kategorie.
Začněte touto věcí: pokaždé, když vám přijde email druhé kategorie, položte si tuto otázku:
Co můžu udělat pro to, aby podobný email vícekrát nepřišel?
Považuji email za defekt. Za chybu v systému. Za plýtvání časem. A přistupuju k němu stejně jako Lean firmy přistupují k poruchám, reklamacím, defektům. Chci mu pro příště zabránit. Někdy je to jednoduché, někdy je to těžší.
Příklady:
- Newsletter: Tam je to jednoduché. Všechny bez milosti odhlašuju. To máte za pár sekund hotové
- Notifikace: Emailové notifikace redukuji na absolutní minimum, zejména u systémů, kam stejně chodím denně (Trello, Asana, Facebook, Linkedin)
- Nevyžádané maily: Tlačítko “Spam“
- Kolegové se mě na něco ptají: Jak můžu nebýt úzké místo? Jak je možné, že oni informaci nemají a já jo? Nebo jsou jen líní informaci vyhledat?
- Kolegové žádají o radu: Co můžu udělat pro to, aby byli samostatnější? Školení? Coaching? Podporovat je?
- Klient chce vysvětlit přístup do systému: Jak můžeme udělat, aby tomu klient lépe rozuměl a nepsal?
- Faktury a vyúčtování: Můžu si nastavit inkaso a zpracovat to automaticky?
- Konverzace o dohodnutí schůzky mezi více lidmi: Není lepší na to neodpovídat a vyřešit to telefonicky?
- Žádost o zaslání prezentace: Můžu toto delegovat na svou virtuální asistentku?
- ….
Nikdy se nezbavíte 100% emailů. Bohužel je elektronická pošta devítihlavá saň, ale stojí za to hlavy usekávat.
Řešte problém v zárodku, nenechte ho vzniknout a opakovat. Taktiky k rychlejšímu vyřizování emailu jsou pak jenom řešení symptomů.
Jaké máte vy tipy na zbavování se emailu? Budu za ně rád!
Líbilo?
Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden:
