„Kdyby vám někdo přiložil pistoli k hlavě a donutil vás pracovat místo osmi hodin denně jen jednu hodinu denně, co by jste dělali?“ ptal se svých čtenářů autor Tim Ferris ve snaze donutit je přemýšlet o tom, co je skutečná priorita v práci. Obměnil jsem tento mentální model na svojí práci: Kdyby ředitel nějaké společnosti za mnou přišel, že mám jeden den na to zvýšit produktivitu jeho firmy? Vím naprosto přesně, co bych dělal. Nezaváděl bych Lean, ani neměl motivační řeči, ani nepřemýšlel o robotizaci, inovaci nebo nepřinesl do kanceláře fatboye. Naučil bych je pořádně pracovat s Excelem.
Práce s tabulkovým procesorem (Excelem, nebo dnes už téměř srovnatelnými Google tabulkami) považuji za superschopnost bílých límečků (duševně pracujících lidí). Tuto super schopnost není těžké získat a může vám prokazatelně získat dvě věci: Čas a moc. Moc? Ano, moc.
Život na tropickém ostrově a moc díky excelu.
Představte si, že se přestěhujete do exotické země na ostrově v Karibiku, kde jste nikdy předtím nebyli. Zavřou vás ale okamžitě po příjezdu do místnosti bez oken a zároveň z vás udělají autokratického vládce tohoto ostrovního království. Jednou za týden vám donese sluha 5 fotografií ze světa tam venku. A žádá odpovědi na otázky ohledně toho, do čeho má vláda investovat, jak nastavit rozpočet, jak zajistit energetiku, vzdělání, vědu a obranu země. To se velmi těžko řídí podle fotografií.
V takovéto situaci je často člověk ve firmě, po kterém se chce dělat rozhodnutí, ale který neumí dostatečně pracovat s daty. Spoléhá jen na čísla, které mu spočítají a předají jeho kolegové, nebo různé agregované reporty ze systému. A když systém neumí dát odpověď na nějakou otázku, musí se obejít bez ní. V horším případě pracuje jen s domněnkami a názory.
Na fotografiích lze leccos velmi jednoduše vyretušovat, zakrýt, stejně jako v agregovaných reportech nebo ústní informaci. Pokud ale umíte si data stáhnout přímo z databáze a pomocí rychlé analýzy v tabulkovém procesoru získat odpovědi, dává vám to 1000x lepší předpoklady ke správnému řízení. Víte, jaká je situace. Je mnohem těžší vám něco nalhat nebo zatajit.
Říkáte si, že hodně společností už má dnes dokonalý reporting, dashboardy atd…ale možná ještě více společností je nemá. Startupy a menší firmy zatím takovéto řešení nemají zavedené, spoustu tradičních firem tam taky ještě nedošlo. A umět si „šáhnout na data“ vám dá neuvěřitelnou konkurenční výhodu a moc. A mnohem lepší rozhodovací schopnosti a postupně i lepší výsledky.
Hodně společností dnes spíše řeší, jak využít big data. Často ale přeskočily první krok – umět zpracovávat „malá data“. Excel dokáže hravě zpracovat milion řádků, což stačí na velkou část rozhodovacích problémů.
Šetří čas
Řeknu vám příběh, který jsem zažil jako lektor v jedné firmě. Potkal jsem tam jednu milou a sympatickou projektovou manažerku, která vynikala ve své pracovitosti a zapálení pro věc. Zkrátka skvělý zaměstnanec. Jednoho dne mi však řekla, že se se mnou nemůže sejít, protože musí připravovat výsledkové přehledy pro výrobní stroje. Celý den? To mi připadalo zvláštní…
Jednalo se o výrobní společnost s dvěma desítkami strojů. Ke každém stroji projektová manažerka každý měsíc vyvěšuje provozní výsledky za předchozí období – spoustu grafů, tabulek a přehledů. Příprava těchto zpráv v Excelu ji zabrala celý den. Ručně si stáhla zdrojová data ze systému a různě naformátovala a nastavila tabulky a grafy a poté je přehrála do Powerpointu a vytiskla.
Víte, za jak dlouho zvládne tuto práci nyní? Za méně než 5 minut. Naučil jsem jí pracovat s několika funkcemi, které neznala. Díky tomu ušetřila doslova 99 % času. Ten pak mohla strávit užitečnou prací na svých projektech.
Není jediná, u které se to povedlo. Zrovna včera mi jedna účastnice mého Excel kurzu ve firmě řekla, že jsem jí ušetřil 2 hodiny práce denně díky kontingenčním tabulkám. Jak byste naložili s 2 hodinami času denně vy? Myslím, že máte spoustu nápadů, co s nimi.
Na co se Excel nehodí
Excel je dobrý na jednorázové zpracování malých dat, ověření hypotézy, zjištění problému, sumarizace výsledků. Není to vhodný nástroj na pravidelný reporting, projektové řízení, záznamu a sdílení dat, evidence atd..na to jsou dnes již modernější a efektivnější nástroje, o kterých napíšu někdy příště.
Proč to dělám?
Jednou z věcí, které dělám je, že učím lidé ve firmě pracovat právě s Excelem nebo Google Sheets. Práce s tabulkami může být opomíjená oblast a učit lidi s Excelem se může znát v dnešním světě digitálních nástrojů a cloudu banální. Z vlastní zkušenosti vím že to je věc, která může jednotlivce i společnnost posunout o obrovský skok v řádu hodin. Cizí jazyk se za půl dne nenaučíte. Firmu za půl dne netransformujete. Ale dát do rukou lidem moc se správně rozhodovat a ušetřit čas, to práce s tabulkami umožní. Vidím za svou prací téměř okamžité výsledky mých klientů. A proto to dělám rád.
Líbilo?
Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden: